Czym jest komunikacja organizacyjna:
Komunikacja organizacyjna to zestaw czynności, procedur i zadań realizowanych w celu przesyłania lub odbierania informacji za pośrednictwem różnych środków, metod i technik komunikacyjnych wewnętrzne i zewnętrzne w celu realizacji celów firmy lub organizacji.
Poprzez komunikację organizacyjną ustalane są strategie rozwoju, produktywność oraz relacje wewnętrzne i zewnętrzne w celu uzyskania lepszej wydajności zasobów ludzkich, a więc jej cel związany jest z osiągnięciami, sukcesami lub porażkami firmy lub organizacji.
Z kolei komunikacja organizacyjna pozwala na prawidłowy rozwój wewnętrznych procesów pracy, tworzenie optymalnego środowiska pracy i osiągnięcie założonych celów.
Komunikacja jest niezwykle ważnym narzędziem do ustanowienia skutecznego i wydajnego zarządzania firmą lub organizacją. Jest środkiem umożliwiającym poznanie osiągnięć, zakresu lub rozwiązywanie trudności osób pracujących w różnych działach firmy.
Rodzaje komunikacji organizacyjnej
Komunikacja wewnętrzna
Poprzez strukturę firmy lub organizacji ułatwia proces komunikacji dla pracowników w celu:
- Promuj komunikację między pracownikami.
- Ułatwienie integracji personelu i organizacji.
- Wzmocnij spójność personelu.
- Wkładaj i ułatwiaj miejsca do wymiany informacji.
Komunikacja zewnętrzna
Polega na projektowaniu i przekazywaniu informacji z firmy lub organizacji do opinii publicznej, społeczności lub społeczeństwa za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji w celu utrzymania relacji zewnętrznych lub public relations.
- Reklamują towary lub usługi produkowane w firmie poprzez reklamę, darowizny lub sponsoring.
- Utrzymywane są relacje z instytucjami rządowymi w celu dokonywania płatności podatków i na bieżąco aktualizowane w zakresie obowiązków prawnych do wypełnienia.
- Relacje międzyinstytucjonalne są utrzymywane w celu sformalizowania sojuszy, rozwoju projektów czy strategii rynkowych.
Komunikacja pisemna
Charakteryzuje się przekazywaniem konkretnych i jasnych komunikatów. Z kolei zapewnia wsparcie dla firmy, ponieważ istnieje zapis lub odniesienie do tych, które są komunikowane. Niektóre przykłady to wewnętrzne biuletyny, rozmowy telefoniczne, ankiety lub memoranda.
Komunikacja werbalna
Ten rodzaj komunikacji charakteryzuje się prawdopodobieństwem, że informacja nie zostanie w pełni zrozumiana i pojawią się wątpliwości lub nieporozumienia. Może mieć charakter formalny, gdy odbywa się spotkanie, zgromadzenie lub konferencja, lub nieformalny, jeśli jest to okazjonalna rozmowa między współpracownikami.
Z drugiej strony ogłoszenia, murale czy znaki są częścią niewerbalnej komunikacji organizacyjnej.
Przepływy komunikacji
Komunikacja w dół
Informacje przekazywane są z wyższych hierarchii do pozostałych podwładnych. Jest częścią kultury organizacyjnej scentralizowanych przedsiębiorstw urzędniczych. Zadania lub obowiązki są komunikowane zgodnie z kolejnością innych jednostek i ich odpowiedzialnością. Ta komunikacja odbywa się między innymi za pośrednictwem raportów, memorandów, listów.
Komunikacja w górę
Informacje przekazywane są od najniższych szczebli hierarchii lub przez podwładnych do najwyższych agencji lub szefów. Jest to możliwe, gdy uwzględni się wagę komunikacji zapewnianej przez pracowników jako formę informacji zwrotnej na temat tego, co dzieje się w firmie. Komunikacja ta odbywa się m.in. poprzez rozmowy telefoniczne, cykliczne spotkania, wywiady.
Komunikacja pozioma lub krzyżowa
Jest to ta, która jest ustanawiana między członkami o podobnych poziomach hierarchii. Charakteryzuje się szybszym przekazywaniem informacji, koordynowaniem działań, rozwiązywaniem problemów czy podejmowaniem decyzji dotyczących działu. Informacje te przekazywane są między innymi poprzez spotkania, pracę zespołową, telefon.
Organizacyjne bariery komunikacyjne
Wiele firm swoje osiągnięcia, osiągnięcia lub porażki zawdzięcza komunikacji organizacyjnej. Z tego powodu bardzo ważne jest, aby komunikować się i przekazywać jasne i precyzyjne informacje, które są dostępne dla wszystkich pracowników i które docierają różnymi kanałami informacyjnymi.
Istnieją jednak różne bariery w przekazywaniu informacji, które mogą pochodzić od nadawcy, niejasnej wiadomości, odbiorcy lub w sprzężeniu zwrotnym informacji, co może powodować różne problemy.
- Przekazywać mylące lub niedokładne informacje.
- Zniekształcenie przekazu, gdy jest on przesyłany różnymi kanałami komunikacji.
- Utrata informacji przez tych, którzy je przekazują.
- Podaj inne lub niepotrzebne informacje.
- Jeśli jest to wiadomość niepisana, jej treść może być zniekształcona.
- Awarie narzędzi technologicznych: sieci wewnętrzne, zawalone systemy.
- Bariery w kontekście międzynarodowym spowodowane przeszkodami, takimi jak język lub ekspresja kulturowa.
Komunikacja organizacyjna ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu firmą lub organizacją. Jest to ciągła wymiana informacji, która pozwala wypracować metody lub rozwiązać prowadzoną działalność, aby zapewnić wysokiej jakości towar lub usługę.
