Co to jest audyt administracyjny:
Audyt administracyjny jest ocena i analiza struktury organizacyjnej firmy lub instytucji, w celu poznania jej funkcjonowania i określenia możliwości poprawy jakości i konkurencyjności jej towarów lub usług.
Poprzez audyt administracyjny można ocenić, czy administracja firmy spełnia cele zaproponowane w organizacji, plany zarządzania i kontroli zgodnie z jej potrzebami.
Audyty administracyjne muszą być przeprowadzane we wszystkich firmach lub instytucjach, małych, średnich i dużych, prywatnych lub publicznych oraz we wszystkich ich działach, aby osiągnąć jak największą efektywność tych struktur organizacyjnych.
Tło audytu administracyjnego
Według różnych śledztw idea audytu administracyjnego pojawia się, ale innymi słowy, w Kodeksie Hammurabiego, w którym wspomina się o znaczeniu zachowania kontroli handlu, nie jest to więc termin nowy.
W 1935 r. James O. McKinsey był autorem, który ustalił podstawy audytu administracyjnego, eksponując wagę przeprowadzenia oceny sytuacji firmy w celu ustalenia, dokąd chce się iść i jakie cele chce się osiągnąć.
Z drugiej strony, w 1959 roku Víctor Lazzaro wydał książkę pt Systemy i procedury gdzie przedstawia wkład i znaczenie przeprowadzenia audytu administracyjnego w firmach lub instytucjach.
Później, w 1971 roku, autor Agustín Reyes Ponce przedstawia swoją wizję powiązania audytu zasobów ludzkich z audytem administracyjnym.
Termin audyt administracyjny jest jednak stale dostosowywany do potrzeb nowoczesnej administracji, z tego powodu pojawiło się wielu autorów, którzy na przestrzeni lat włączali do tematu nowe ciekawostki. .
Cele audytu administracyjnego
Głównym celem audytu administracyjnego jest ustalenie, jakie braki lub nieprawidłowości występują w różnych zależnościach firmy lub instytucji oraz rozwiązanie problemu.
- Kieruj działania optymalizacyjne zasobów, którymi dysponuje firma lub instytucja zgodnie z jej administracją.
- Oceń, czy oferowana usługa, w oparciu o wewnętrzną organizację, którą musi posiadać każda firma lub instytucja, spełnia oczekiwania klientów.
- Promować, poprzez plany i modele zarządzania, wzrost poziomu jakości i konkurencyjności usług lub towarów oferowanych społeczeństwu.
- Określ, które są złymi i przynoszącymi straty metodami zarządzania, aby zapobiec temu dalszemu występowaniu.
- Zidentyfikuj sukcesy kierownictwa firmy i jak jego wyniki zbliżają się do proponowanych celów.
- Ustal, które narzędzia pracy przyczyniają się lub opóźniają rozwój firmy lub instytucji.
- Analizuj funkcje administracyjne i ich relacje z innymi zależnościami firmy lub instytucji.
Metodologia audytu administracyjnego
Zastosowana metodologia pozwala w łatwy i przystępny sposób uporządkować informacje zebrane w trakcie procesu audytu, aby później zaprezentować wyniki i określić kroki, które należy podjąć w celu optymalizacji działania firmy lub instytucji.
Planowanie: to wytyczne, których należy przestrzegać przy przeprowadzaniu audytu administracyjnego, który obejmuje główne czynniki podlegające ocenie.
Oprzyrządowanie: wybierane i stosowane są najskuteczniejsze techniki gromadzenia danych.
Egzamin: Stosowane są niezbędne techniki analizy w celu ustalenia charakterystyki administracji i zebrania danych, które pozwolą na ocenę sytuacji firmy lub instytucji.
Raport: Na zakończenie audytu administracyjnego sporządzany jest raport, w którym identyfikuje się audytowany obszar, cel oceny, czas trwania procesu, uzyskany zakres, zastosowane zasoby i metody.
Znaczenie audytu administracyjnego
Audyt administracyjny jest podstawowym narzędziem do wykrywania braków i/lub obszarów możliwości, które promują ciągły rozwój firmy lub instytucji.
Audyty administracyjne muszą być przeprowadzane przynajmniej raz w roku, zarówno w firmach publicznych, jak i prywatnych, w celu uzyskania aktualnych informacji o tym, jak działa, co ma, a czego brakuje.
Wynik audytu ma kluczowe znaczenie dla późniejszego podejmowania jak najbardziej poprawnych decyzji w oparciu o dobre wyniki pracy zespołów ludzkich i materialnych, które pozwalają na funkcjonowanie firmy.
Niejednokrotnie to właśnie poprzez audyty dyrektorzy lub menedżerowie wyższego szczebla firmy lub instytucji musieli podejmować decyzje o przeprowadzeniu ważnych inwestycji, zamknięciu zakładów, a nawet rezygnacji z personelu.
Zakres audytu administracyjnego
Audyty administracyjne obejmują różne aspekty, które oceniane i analizowane pozwalają określić aktualny stan firmy oraz sposoby poprawy lub utrzymania jej funkcjonowania i jakości obsługi.
Zakres audytu administracyjnego określa, jak szeroka i głęboka będzie ewaluacja, która ma zostać przeprowadzona, ponieważ może objąć dział, obszar, a nawet całą firmę.
Dlatego zajmuje się między innymi takimi aspektami, jak poziom hierarchii, rozwój i wykorzystanie technologii, zasoby ludzkie, liczba pracowników, systemy komunikacji, poziom wydajności, środowisko pracy, traktowanie klientów.
Audyty administracyjne mają zastosowanie do wszystkich organizacji, zwłaszcza jeśli na końcu procesu firma lub instytucja uzyskuje certyfikat jakości.
